Infortunio sul lavoro: obblighi e denuncia

Dopo un infortunio sul lavoro il datore di lavoro ha due adempimenti distinti verso l’INAIL. Se l’assenza è di almeno un giorno oltre quello dell’evento, va inviata la comunicazione di infortunio a fini statistici entro 48 ore dalla ricezione dei dati del certificato medico. Se la prognosi supera i tre giorni, serve la denuncia di infortunio entro due giorni, che assorbe anche l’obbligo di comunicazione. Per gli infortuni mortali o con pericolo di morte il termine scende a 24 ore. Tutto passa dal portale telematico INAIL: il registro infortuni cartaceo è abolito dal 23 dicembre 2015.

Gli errori più frequenti non riguardano la compilazione del modulo, ma il conteggio dei termini e la distinzione fra i due adempimenti. È da qui che nascono le sanzioni. Se l’azienda gestisce infortuni ricorrenti, il passo successivo è strutturare la gestione degli infortuni e i piani di miglioramento: l’analisi delle cause vale più della singola pratica inviata nei tempi.

Cosa deve fare il datore di lavoro nelle prime 48 ore?

Le prime 48 ore decidono se la pratica sarà regolare o sanzionabile. Il datore di lavoro deve prestare o far prestare il primo soccorso, raccogliere dal lavoratore i riferimenti del certificato medico, verificare la prognosi indicata e inviare all’INAIL l’adempimento corretto. Il termine non decorre dall’evento, ma dalla ricezione dei dati del certificato.

La sequenza operativa è questa:

1. Soccorso e messa in sicurezza. Attivare gli addetti al primo soccorso e, se serve, il 112. Interrompere l’attività se il pericolo persiste.
2. Certificato medico. Il medico o la struttura sanitaria trasmettono il certificato direttamente all’INAIL. Il lavoratore deve fornire al datore di lavoro il numero identificativo e la data di rilascio.
3. Verifica della prognosi. Da qui dipende quale adempimento scatta: comunicazione, denuncia o entrambi.
4. Invio telematico. Dal servizio “Comunicazione/denuncia di infortunio” del portale INAIL, con credenziali SPID/CIE o tramite intermediario abilitato.
5. Raccolta delle evidenze interne. Dichiarazioni di testimoni, fotografie del luogo, registrazioni di manutenzione dell’attrezzatura coinvolta. Servono se arriva una verifica ATS o Ispettorato.

Il punto 5 è quello che quasi tutte le aziende saltano, ed è quello che pesa di più se l’infortunio diventa oggetto di accertamento.

Qual è la differenza tra comunicazione e denuncia di infortunio?

La comunicazione di infortunio ha finalità statistiche e informative e alimenta il SINP; la denuncia di infortunio ha finalità assicurative e apre la pratica di indennizzo INAIL. La comunicazione scatta per assenze di almeno un giorno oltre quello dell’evento, la denuncia per prognosi superiori a tre giorni. Per gli infortuni oltre i tre giorni la denuncia assolve entrambi gli obblighi.

Il servizio telematico INAIL è unico e si chiama “Comunicazione/denuncia di infortunio”: è la stessa procedura che cambia di natura in base ai dati inseriti.

Cosa succede se la prognosi si prolunga oltre il terzo giorno?

È il caso che genera più sanzioni. Se un infortunio inizialmente prognosticato guaribile entro tre giorni (la cosiddetta franchigia) viene prorogato al quarto giorno, l’obbligo di denuncia scatta in quel momento: il termine di due giorni decorre dal giorno successivo alla ricezione del nuovo certificato medico.

La trappola è procedurale. L’azienda ha già inviato la comunicazione, considera la pratica chiusa e non presidia il prolungamento della prognosi. Quando arriva il secondo certificato, nessuno riapre il fascicolo e la denuncia non parte. L’applicativo INAIL prevede la funzione “converti in denuncia” proprio per recuperare una comunicazione già inviata e integrarla con i dati mancanti, ma va usata entro i termini.

Fuori da queste ipotesi — nessun certificato medico di infortunio e nessuna richiesta della sede INAIL — non esiste in capo al datore di lavoro alcun obbligo di presentare la denuncia.

Bisogna ancora avvisare l’autorità di pubblica sicurezza?

No, non con un adempimento autonomo. Dal 22 marzo 2016 il datore di lavoro non invia più la denuncia di infortunio all’autorità di pubblica sicurezza: l’obbligo si considera assolto con l’invio telematico all’INAIL, che rende disponibili i dati in cooperazione applicativa. Il modulo per la P.S. non è più prodotto dal sistema.

Molte procedure aziendali contengono ancora questo passaggio, ereditato da modulistica scritta prima del D.Lgs. 151/2015. Lo stesso decreto ha abolito, dal 23 dicembre 2015, l’obbligo di tenuta del registro infortuni: i dati confluiscono nel SINP. Restano invece pienamente in vigore gli obblighi di comunicazione e denuncia all’INAIL, che non sono stati toccati dalla semplificazione.

Attenzione a non confondere i piani: l’eliminazione del registro riguarda la tenuta di un documento, non la ricostruzione interna degli eventi. Un’azienda che non traccia i propri infortuni perde la base dati per aggiornare il documento di valutazione dei rischi e per dimostrare di aver adottato misure correttive.

Quali sanzioni rischia il datore di lavoro?

L’omessa o tardiva denuncia di infortunio è un illecito amministrativo punito con una sanzione da 1.290 a 7.745 euro. È soggetta a diffida obbligatoria: se l’azienda regolarizza nei termini indicati, paga la sanzione nella misura minima. Per la comunicazione ai fini statistici la sanzione è autonoma e di importo inferiore.

Gli importi delle sanzioni amministrative del D.Lgs. 81/2008 sono rivalutati periodicamente: l’ultimo aggiornamento è il D.D. n. 111 del 20 settembre 2023, che li ha incrementati del 15,9% a decorrere dal 1° luglio 2023. Verificare sempre l’importo vigente prima di quantificare il rischio.

Due precisazioni che pesano nella pratica. La prima: l’applicazione della sanzione per la mancata comunicazione degli infortuni oltre i tre giorni esclude quella prevista dall’art. 53, perché il legislatore ha voluto evitare la doppia punizione dello stesso fatto. La seconda: gli organi competenti all’accertamento sono le ATS territoriali e, per l’edilizia, anche l’Ispettorato territoriale del lavoro. Dal dicembre 2019 gli organi di vigilanza consultano direttamente le denunce tramite il Cruscotto infortuni, quindi l’omissione emerge senza bisogno di un sopralluogo.

Cosa cambia nel 2026 per la denuncia di infortunio?

Dal 13 maggio 2026 è operativa una versione semplificata del servizio INAIL per la compilazione e l’invio dei certificati medici di infortunio, con una revisione dei dati richiesti e delle modalità di compilazione. L’intervento riguarda il lato medico, ma ha un effetto diretto sull’azienda: cambiano i riferimenti che il lavoratore deve consegnare.

Conviene aggiornare due cose nella procedura interna. Primo, il modulo con cui il lavoratore comunica gli estremi del certificato: se chiede campi che il nuovo certificato non riporta più, il personale amministrativo si blocca e il termine corre. Secondo, l’informativa consegnata ai lavoratori sull’obbligo di segnalare tempestivamente l’infortunio: senza quel passaggio, l’azienda viene a conoscenza dell’evento in ritardo e il termine di 48 ore diventa impossibile da rispettare.

Nei cantieri va considerato un secondo effetto. Gli infortuni gravi incidono sulla patente a crediti, con decurtazioni e possibilità di sospensione cautelare nei casi più seri: la gestione dell’infortunio non è più solo una pratica assicurativa, ma un fattore che determina la capacità dell’impresa di operare.

L’infortunio in itinere va denunciato?

Sì. L’infortunio in itinere, cioè quello occorso durante il normale percorso di andata e ritorno tra abitazione e luogo di lavoro, segue le stesse regole di termine e di modalità degli altri infortuni. Il datore di lavoro non deve valutare se l’evento sia indennizzabile: quella valutazione spetta all’INAIL.

È un principio che vale in generale e che conviene ricordare a chi gestisce le pratiche: la denuncia va presentata indipendentemente da ogni valutazione sulla ricorrenza degli estremi di legge per l’indennizzabilità. Decidere autonomamente che “non è un infortunio sul lavoro” e non denunciare è il modo più rapido per trasformare un evento minore in una sanzione.

Dopo la denuncia: cosa deve fare l’azienda

L’adempimento telematico chiude la pratica verso l’INAIL, non verso la prevenzione. Un infortunio è per definizione la prova che una misura non ha funzionato, e il D.Lgs. 81/2008 chiede al datore di lavoro di aggiornare la valutazione dei rischi quando gli eventi la rendono superata.

Le attività da mettere a sistema sono tre:

• Indagine sull’evento. Ricostruire la dinamica con il preposto e il RSPP, distinguendo causa immediata e causa profonda. Un carrello ribaltato raramente è un problema di carrello: quasi sempre è un problema di formazione, di percorsi o di manutenzione.
• Aggiornamento del DVR. Se la dinamica non era prevista, la valutazione va rivista. La revisione documentata è la prima cosa che un organo di vigilanza chiede dopo un infortunio.
• Verifica dell’efficacia. Fissare un indicatore e ricontrollarlo a distanza di mesi. Senza questo passaggio, le misure correttive restano dichiarazioni su carta.

Il quadro normativo di riferimento per tutti questi obblighi è raccolto nella nostra guida al Testo Unico sulla sicurezza, utile per inquadrare gli articoli citati in questa pagina.

In sintesi

• Assenza di almeno 1 giorno (escluso quello dell’evento): comunicazione di infortunio entro 48 ore dalla ricezione dei riferimenti del certificato medico.
• Prognosi superiore a 3 giorni: denuncia di infortunio entro 2 giorni; assorbe la comunicazione.
• Infortunio mortale o con pericolo di morte: denuncia entro 24 ore.
• Prognosi prolungata oltre il terzo giorno: il termine di 2 giorni riparte dalla ricezione del nuovo certificato.
• Canale unico: portale telematico INAIL. Nessun invio all’autorità di pubblica sicurezza, nessun registro infortuni cartaceo.
• Sanzione principale: da 1.290 a 7.745 euro per omessa o tardiva denuncia, con diffida obbligatoria.

Domande frequenti sulla denuncia di infortunio

Da quando decorrono le 48 ore per la comunicazione di infortunio?

Dalla ricezione dei riferimenti del certificato medico, non dalla data dell’evento. Il certificato viene trasmesso all’INAIL dal medico o dalla struttura sanitaria che ha prestato le cure. Il lavoratore deve consegnare all’azienda il numero identificativo e la data di rilascio, ed è da quel momento che il termine inizia a correre. Se il lavoratore ritarda la consegna, il tempo utile per l’azienda si riduce di fatto: è il motivo per cui l’obbligo di segnalazione immediata va messo per iscritto nella procedura interna.

Chi invia il certificato medico all’INAIL?

Il medico o la struttura sanitaria che ha prestato le cure, per via telematica. Dal 22 marzo 2016 il datore di lavoro è esonerato dall’obbligo di trasmettere il certificato: deve solo acquisirne i riferimenti dal lavoratore per compilare la comunicazione o la denuncia. L’azienda non deve quindi richiedere il documento cartaceo, ma ha comunque interesse a conoscere diagnosi e prognosi, perché da queste dipende quale adempimento scatta.

Va denunciato anche un infortunio di un solo giorno?

Sì, con la comunicazione a fini statistici, se l’assenza è di almeno un giorno escluso quello dell’evento. La denuncia vera e propria scatta solo oltre i tre giorni di prognosi, ma l’obbligo di comunicazione riguarda anche gli eventi minori, il cui costo resta interamente a carico dell’azienda perché sotto la soglia di indennizzabilità INAIL. Trascurarli è l’omissione più comune e la più facile da accertare.

Esiste ancora il registro infortuni?

No. L’obbligo di tenuta del registro infortuni è stato abolito dal 23 dicembre 2015 dall’art. 21 del D.Lgs. 151/2015, contestualmente all’avvio del SINP. Restano intatti gli obblighi di comunicazione e denuncia all’INAIL per via telematica. Molte aziende continuano comunque a tenere un registro interno degli eventi, anche di quelli senza assenza: non è più un obbligo, ma resta la base dati più utile per aggiornare la valutazione dei rischi.

Cosa rischia l’azienda se non denuncia un infortunio?

Una sanzione amministrativa da 1.290 a 7.745 euro per la denuncia omessa o tardiva, con diffida obbligatoria che consente il pagamento nella misura minima se l’azienda regolarizza entro il termine assegnato. Per la comunicazione ai fini statistici si applica una sanzione autonoma di importo inferiore. Dal 2019 gli organi di vigilanza consultano direttamente le denunce tramite il Cruscotto infortuni, quindi l’omissione emerge anche senza un controllo in azienda.

Chi può inviare la denuncia al posto del datore di lavoro?

Un intermediario abilitato: consulente del lavoro, associazione di categoria o studio tecnico delegato sui servizi telematici INAIL. La delega non trasferisce la responsabilità dell’adempimento, che resta in capo al datore di lavoro. Vale la pena definire per iscritto chi controlla la prognosi e chi presidia i termini, perché è nel passaggio fra azienda e intermediario che si perdono i giorni utili.

CTA finale

Gestire un infortunio non finisce con l’invio della pratica. Lo Studio Tecnico Associato Barbotta affianca le aziende nella ricostruzione dell’evento, nell’aggiornamento del DVR e nella definizione dei piani di miglioramento, così che lo stesso infortunio non si ripeta.

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